Quante ore spendi ogni settimana in attività di archiviazione della documentazione? Non le hai mai contate?

Al tuo posto lo ha fatto l’IDC Italia, un gruppo specializzato proprio nelle ricerche di mercato, che ha calcolato una media di 3,6 ore a settimana che sarebbero impiegate da un singolo lavoratore nella gestione dei documenti.

Tanti sono i documenti che per legge vanno conservati: quelli fiscali obbligatori, quelli legati alla gestione del personale, le dichiarazioni fiscali…

Immagina dunque se tutto questo lavoro di archiviazione potesse essere effettuato mediante il sistema della Gestione Documentale e attraverso l’utilizzo di un software apposito come DMS di TeamSystem. In quanti altri modi si potrebbero impiegare quelle 3,6 ore perse nell’archiviazione? Non c’è dubbio che i datori di lavoro non avrebbero problemi a ridefinire i compiti al fine di trarre vantaggio da tutto questo tempo risparmiato.

Prova solo a pensare a quanti faldoni si potrebbero eliminare dagli scaffali degli uffici dell’azienda. E prova ancora a immaginare quanta carta in meno si potrebbe stampare.

Questo significa dunque meno risme e toner da acquistare e, aspetto non meno rilevante, meno problemi di manutenzione dei macchinari, che se sovraccaricati di lavoro tendono maggiormente a rompersi.

I software di gestione documentale, come abbiamo detto, consentono di ridurre sensibilmente gli spazi legati all’archiviazione, nonché i tempi di gestione dei documenti stessi e i costi che questo tipo di attività comporta.

E dal punto di vista legale?

Anche sotto questo aspetto con i software di gestione documentale si può stare sicuri.

Questi programmi consentono infatti di creare un archivio la cui validità è pienamente riconosciuta ai fini fiscali e legali. La banca dati è sicura e tale sicurezza è garantita dalla sua accessibilità esclusivamente da parte del proprietario dei dati.

Che l’utilizzo dei gestionali possa migliorare il lavoro amministrativo è stato già dimostrato da diverse indagini compiute nel settore, che hanno anche provato come si possano risparmiare da 1 a 3 euro nella gestione di ogni documento, fino ad arrivare a un benefit di più di 10 euro quando si parla di fatture.

Se queste sono le premesse, dunque, perché non provare?

Se sei interessato/a ad adottare un software di gestione documentale, entra in contatto con noi e un consulente saprà consigliarti la soluzione più adatta alle esigenze della tua azienda.

Sempre più spesso viene utilizzato il termine Trasformazione Digitale.

Ma cosa significa?

Uno dei significati della trasformazione digitale riguarda la “dematerializzazione”, quella particolare procedura in grado di sostituire documenti cartacei con documenti digitali, che nella maggior parte dei casi si conclude con la conservazione digitale (o conservazione sostitutiva, come veniva definita in passato) utile a produrre un documento digitale in grado di sostituire a tutti gli effetti di legge l’originale documento cartaceo.

Oggi i documenti sono prodotti sin dall’origine in formato digitale, non parlando più così di dematerializzazione, bensì di “digitalizzazione”. Anche in questo caso il processo termina con la conservazione, necessaria a preservare i file per gli anni richiesti dalla normativa di riferimento. Solo con la digitalizzazione, e in particolare utilizzando documenti in formato elaborabile (e.g. XML), si possono massimizzare i vantaggi e i benefici di questi processi, oltre che adottare quelle procedure informatiche e interventi organizzativi utili ad avviare imprese e Pubblica Amministrazione alla digitalizzazione dei processi e non solo dei documenti.

Come stare al passo con i tempi?

La digital transformation di TeamSystem DMS consente la creazione di un archivio centralizzato di documenti e informazioni. Questo archivio può contenere documenti di qualsiasi natura e origine: dalla scansione di documenti cartacei all’archiviazione di messaggi di posta elettronica.

Ogni documento viene classificato in base alla tipologia di appartenenza (es. offerte, progetti, etc.) analogamente a quanto succede all’archiviazione manuale.

Al fine di facilitarne la ricerca all’interno dell’archivio, per ogni tipologia di documento vengono definiti degli attributi di ricerca (es. cliente e fornitore), l’oggetto del documento e la data di riferimento.

Inoltre, per ogni pubblicazione è possibile creare collegamenti ad altri documenti, (es. la fattura collegata all’ordine e al DDT), in modo da poter navigare in modo semplice all’interno dell’archivio.

Tramite questa nuova modalità di gestione documentale, l’organizzazione aziendale è in grado di trarre vantaggi legati ad una maggior efficienza e alla conseguente riduzione dei costi.

Per scoprire quanto tempo e denaro si possa effettivamente risparmiare adottando un software di gestione documentale, leggi il prossimo articolo.