Sempre più spesso viene utilizzato il termine Trasformazione Digitale.
Ma cosa significa?
Uno dei significati della trasformazione digitale riguarda la “dematerializzazione”, quella particolare procedura in grado di sostituire documenti cartacei con documenti digitali, che nella maggior parte dei casi si conclude con la conservazione digitale (o conservazione sostitutiva, come veniva definita in passato) utile a produrre un documento digitale in grado di sostituire a tutti gli effetti di legge l’originale documento cartaceo.
Oggi i documenti sono prodotti sin dall’origine in formato digitale, non parlando più così di dematerializzazione, bensì di “digitalizzazione”. Anche in questo caso il processo termina con la conservazione, necessaria a preservare i file per gli anni richiesti dalla normativa di riferimento. Solo con la digitalizzazione, e in particolare utilizzando documenti in formato elaborabile (e.g. XML), si possono massimizzare i vantaggi e i benefici di questi processi, oltre che adottare quelle procedure informatiche e interventi organizzativi utili ad avviare imprese e Pubblica Amministrazione alla digitalizzazione dei processi e non solo dei documenti.
Come stare al passo con i tempi?
La digital transformation di TeamSystem DMS consente la creazione di un archivio centralizzato di documenti e informazioni. Questo archivio può contenere documenti di qualsiasi natura e origine: dalla scansione di documenti cartacei all’archiviazione di messaggi di posta elettronica.
Ogni documento viene classificato in base alla tipologia di appartenenza (es. offerte, progetti, etc.) analogamente a quanto succede all’archiviazione manuale.
Al fine di facilitarne la ricerca all’interno dell’archivio, per ogni tipologia di documento vengono definiti degli attributi di ricerca (es. cliente e fornitore), l’oggetto del documento e la data di riferimento.
Inoltre, per ogni pubblicazione è possibile creare collegamenti ad altri documenti, (es. la fattura collegata all’ordine e al DDT), in modo da poter navigare in modo semplice all’interno dell’archivio.
Tramite questa nuova modalità di gestione documentale, l’organizzazione aziendale è in grado di trarre vantaggi legati ad una maggior efficienza e alla conseguente riduzione dei costi.
Per scoprire quanto tempo e denaro si possa effettivamente risparmiare adottando un software di gestione documentale, leggi il prossimo articolo.