Quante ore spendi ogni settimana in attività di archiviazione della documentazione? Non le hai mai contate?
Al tuo posto lo ha fatto l’IDC Italia, un gruppo specializzato proprio nelle ricerche di mercato, che ha calcolato una media di 3,6 ore a settimana che sarebbero impiegate da un singolo lavoratore nella gestione dei documenti.
Tanti sono i documenti che per legge vanno conservati: quelli fiscali obbligatori, quelli legati alla gestione del personale, le dichiarazioni fiscali…
Immagina dunque se tutto questo lavoro di archiviazione potesse essere effettuato mediante il sistema della Gestione Documentale e attraverso l’utilizzo di un software apposito come DMS di TeamSystem. In quanti altri modi si potrebbero impiegare quelle 3,6 ore perse nell’archiviazione? Non c’è dubbio che i datori di lavoro non avrebbero problemi a ridefinire i compiti al fine di trarre vantaggio da tutto questo tempo risparmiato.
Prova solo a pensare a quanti faldoni si potrebbero eliminare dagli scaffali degli uffici dell’azienda. E prova ancora a immaginare quanta carta in meno si potrebbe stampare.
Questo significa dunque meno risme e toner da acquistare e, aspetto non meno rilevante, meno problemi di manutenzione dei macchinari, che se sovraccaricati di lavoro tendono maggiormente a rompersi.
I software di gestione documentale, come abbiamo detto, consentono di ridurre sensibilmente gli spazi legati all’archiviazione, nonché i tempi di gestione dei documenti stessi e i costi che questo tipo di attività comporta.
E dal punto di vista legale?
Anche sotto questo aspetto con i software di gestione documentale si può stare sicuri.
Questi programmi consentono infatti di creare un archivio la cui validità è pienamente riconosciuta ai fini fiscali e legali. La banca dati è sicura e tale sicurezza è garantita dalla sua accessibilità esclusivamente da parte del proprietario dei dati.
Che l’utilizzo dei gestionali possa migliorare il lavoro amministrativo è stato già dimostrato da diverse indagini compiute nel settore, che hanno anche provato come si possano risparmiare da 1 a 3 euro nella gestione di ogni documento, fino ad arrivare a un benefit di più di 10 euro quando si parla di fatture.
Se queste sono le premesse, dunque, perché non provare?
Se sei interessato/a ad adottare un software di gestione documentale, entra in contatto con noi e un consulente saprà consigliarti la soluzione più adatta alle esigenze della tua azienda.