KNOS provvede ad archiviare e classificare le informazioni in fascicoli virtuali detti pubblicazioni. All’atto dell’archiviazione in Gestione Documentale, ogni documento verrà classificato in base alla sua tipologia documentale (ad es: offerte, progetti, e-mail, fascicolo qualità, etc) e quindi pubblicato nella procedura. Ogni pubblicazione può comprendere uno o più documenti (ad es: documenti .pdf, e-mail in formato elettronico, etc), alcuni dati che la classificano o attributi (ad es: cliente/ fornitore, oggetto, data, etc), e una serie di riferimenti (link ad altri tipi di documento archiviati tramite l’applicativo).

• Applicazione interamente web-based;
• Diminuzione dei costi diretti (carta e stampa) e indiretti (ore/uomo spese per archiviare e ricercare);
• Modularità e scalabilità della soluzione;
• Minimo impatto organizzativo;
• Massima protezione degli accessi;
• Possibilità di introduzione graduale in aree diverse (Commerciale, Ufficio Tecnico, Qualità, Produzione, Amministrazione, Customer Care, etc);
• Facilità d’uso;
• Startup in pochi giorni;
• Conservazione sostitutiva a norma di legge in house.

• Versioning
• Avviso automatico delle modifiche
• I diritti di accesso ai file
• Il workflow
• Accesso ai documenti dell'amministrazione
• Quanto tempo risparmi con i sistemi di gestione documentale
• Quanto risparmi in spazio
• Conservazione sostitutiva e benefici
• Archiviazione automatica dei documenti usando i barcode